賃貸仲介未経験でも大丈夫！電話対応から契約までの流れを徹底解説

賃貸仲介未経験でも大丈夫！電話対応から契約までの流れを徹底解説

この記事では、不動産業界で賃貸仲介の経験が少ない方に向けて、電話対応から契約までの基本的な流れをわかりやすく解説します。売買仲介との違いや、賃貸仲介特有の注意点、成功するためのポイントを具体的にご紹介します。賃貸仲介の基礎知識を習得し、自信を持って業務に取り組めるようにサポートします。

賃貸仲介の基本：売買仲介との違いを理解する

賃貸仲介と売買仲介は、どちらも不動産取引に関わる業務ですが、その流れや注意点には大きな違いがあります。賃貸仲介の経験が少ない方は、まずこの違いをしっかりと理解することが重要です。

1. 契約の流れの違い

売買仲介では、買主が物件を「買う」という意思表示を行い、その後、詳細な調査や契約手続きを経て最終的に売買契約が成立します。一方、賃貸仲介では、借主が物件を「借りる」という意思表示を行い、入居審査や契約手続きを経て賃貸借契約が成立します。

売買仲介における「買付証明」に相当するのが、賃貸仲介における「入居申込書」です。入居申込書は、借主が物件を借りたいという意思を示すものであり、家賃や入居希望日などの条件を記載します。この入居申込書を元に、貸主（大家さん）が入居審査を行い、承認されれば賃貸借契約に進みます。

2. 契約書類の違い

売買仲介では、売買契約書や重要事項説明書などが主な契約書類となります。一方、賃貸仲介では、賃貸借契約書や重要事項説明書、その他、連帯保証人に関する書類などが主な契約書類となります。

賃貸借契約書は、貸主と借主の権利と義務を定めたものであり、家賃や契約期間、更新に関する事項などが記載されます。重要事項説明書は、物件に関する重要な情報を説明するものであり、建物の構造や設備、契約上の注意点などが記載されます。

3. 仲介手数料の違い

売買仲介と賃貸仲介では、仲介手数料の計算方法が異なります。売買仲介では、売買価格に応じて仲介手数料が決まります。一方、賃貸仲介では、家賃の1ヶ月分＋消費税が上限として定められています。

賃貸仲介の電話対応：基本の流れと注意点

賃貸仲介の電話対応は、お客様との最初の接点であり、その後の取引の成否を左右する重要な要素です。ここでは、電話対応の基本の流れと、成功するための注意点について解説します。

1. 電話を受ける前の準備

• 物件情報の確認：対応する物件の所在地、家賃、間取り、設備などの情報を事前に確認しておきましょう。
• 周辺環境の把握：最寄りの駅からの距離、周辺の施設（コンビニ、スーパー、学校など）の情報を把握しておくと、お客様からの質問にスムーズに回答できます。
• 会社のルール確認：電話対応に関する会社のルール（言葉遣い、対応時間など）を確認しておきましょう。

2. 電話対応の基本の流れ

1. 電話に出る
   • 会社名と自分の名前を名乗り、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
   • 例：「はい、〇〇不動産です。〇〇（自分の名前）です。」
2. お客様の用件を聞く
   • お客様がどのような情報を求めているのか、まずはしっかりと聞き取りましょう。
   • 物件に関する問い合わせ、内見の申し込み、その他質問など、お客様の用件を正確に把握します。
3. 物件情報の提供
   • お客様の希望条件（家賃、間取り、地域など）を確認し、該当する物件の情報を詳しく説明します。
   • 図面や写真を見せながら説明すると、お客様の理解が深まります。
   • お客様の質問に対して、正確かつ丁寧な回答を心がけましょう。
4. 内見の調整
   • お客様が内見を希望する場合は、日程を調整します。
   • 物件の鍵の受け渡し方法（現地、事務所など）を確認し、お客様に伝えます。
   • 内見時の注意点（持ち物、集合場所など）を事前に伝えておきましょう。
5. 電話を切る
   • お客様に感謝の言葉を伝え、丁寧な言葉遣いで電話を切りましょう。
   • 例：「〇〇様、本日はお電話ありがとうございました。〇〇（自分の名前）でした。」

3. 電話対応の注意点

• 言葉遣い：丁寧な言葉遣いを心がけ、お客様に不快感を与えないようにしましょう。
• 聞き取り：お客様の話をしっかりと聞き取り、的確な情報を伝えましょう。
• 情報提供：物件に関する正確な情報を、わかりやすく説明しましょう。
• 誠実な対応：お客様の立場に立って考え、誠実に対応しましょう。
• メモ：お客様との会話の内容をメモしておくと、後々の対応がスムーズになります。

入居申込書の作成：元付の書式を活用する

賃貸仲介において、入居申込書の作成は重要な業務の一つです。入居申込書は、借主が物件を借りたいという意思を示すものであり、貸主がその入居を承認するかどうかの判断材料となります。ここでは、入居申込書の作成方法と、元付の書式を活用するメリットについて解説します。

1. 入居申込書の役割

入居申込書は、以下の役割を果たします。

• 借主の意思確認：借主が物件を借りたいという意思を明確にする。
• 条件の確認：家賃、入居希望日、その他条件を確認する。
• 入居審査：貸主が借主の入居資格を審査するための情報を提供する。

2. 入居申込書の記載事項

入居申込書には、以下の項目を記載します。

• 借主の情報：氏名、年齢、連絡先、勤務先、収入など。
• 連帯保証人の情報：氏名、連絡先、職業など（連帯保証人が必要な場合）。
• 物件の情報：物件名、部屋番号、家賃、共益費など。
• 入居希望条件：入居希望日、その他希望条件など。
• その他：ペットの有無、喫煙の有無など、物件によっては必要な情報。

3. 元付の書式を活用するメリット

賃貸仲介の経験が少ない場合は、元付（物件の管理会社または大家さん）の書式を利用することをおすすめします。元付の書式を活用するメリットは以下の通りです。

• 正確な情報：元付が用意した書式には、物件に関する正確な情報が記載されているため、記載ミスを防ぐことができます。
• スムーズなやり取り：元付が使用している書式を使用することで、元付とのやり取りがスムーズに進みます。
• 入居審査の円滑化：元付の書式を使用することで、貸主による入居審査がスムーズに進みやすくなります。

4. 入居申込書の作成手順

1. 元付から書式を入手する：元付に連絡し、入居申込書の書式を入手します。
2. 借主に記入してもらう：借主に、入居申込書の各項目を正確に記入してもらいます。
3. 内容の確認：借主が記入した内容に誤りがないか、しっかりと確認します。
4. 元付に提出する：入居申込書を元付に提出し、入居審査を依頼します。

重要事項説明と契約：持ち回り契約の理解

賃貸仲介における重要事項説明と契約手続きは、非常に重要なプロセスです。ここでは、重要事項説明の重要性、契約の流れ、そして持ち回り契約について解説します。

1. 重要事項説明の重要性

重要事項説明は、借主に対して、物件に関する重要な情報（建物の構造、設備、契約上の注意点など）を説明する義務です。この説明は、借主が安心して物件を借りるために不可欠であり、トラブルを未然に防ぐためにも重要です。

• 説明義務：宅地建物取引業者は、借主に対して重要事項を説明する義務があります。
• 説明事項：物件の権利関係、法令上の制限、設備の状態、契約解除に関する事項などを説明します。
• 説明方法：重要事項説明書を用いて、口頭で説明します。
• 説明者の資格：宅地建物取引士の資格を持つ者が説明する必要があります。

2. 契約の流れ

1. 入居審査：貸主が、入居申込書に基づいて借主の入居資格を審査します。
2. 審査結果の通知：貸主から、入居可否の通知がきます。
3. 重要事項説明：宅地建物取引士が、借主に対して重要事項を説明します。
4. 契約書の作成：賃貸借契約書を作成します。
5. 契約締結：貸主と借主が、契約書に署名・捺印します。
6. 鍵の引き渡し：借主に鍵を引き渡します。

3. 持ち回り契約について

賃貸借契約において、元付（物件の管理会社または大家さん）と客付（仲介業者）が同席して契約を行うことは、必ずしも一般的ではありません。多くの場合、持ち回り契約という形式が採用されます。

持ち回り契約とは、元付が作成した契約書や重要事項説明書を、客付が借主に説明し、署名・捺印をもらった後、元付に書類を回す形式です。この場合、元付と客付が同席する必要はありません。

持ち回り契約の流れは以下の通りです。

1. 元付が書類を作成：重要事項説明書と契約書を元付が作成します。
2. 客付が説明：客付が借主に対して重要事項を説明し、契約書の内容を説明します。
3. 署名・捺印：借主が、重要事項説明書と契約書に署名・捺印します。
4. 書類の回送：客付が、署名・捺印された書類を元付に回送します。
5. 契約完了：元付が書類を受け取り、契約が完了します。

持ち回り契約は、時間や場所の制約を軽減し、効率的な契約手続きを可能にします。ただし、借主に対して十分な説明を行い、疑問点を解消することが重要です。

賃貸仲介の成功ポイント

賃貸仲介で成功するためには、基本的な知識やスキルに加えて、いくつかの重要なポイントを押さえておく必要があります。ここでは、成功するための具体的なポイントを解説します。

1. 顧客対応力の向上

• コミュニケーション能力：お客様との円滑なコミュニケーションを図り、信頼関係を築くことが重要です。
• 傾聴力：お客様のニーズをしっかりと聞き取り、最適な物件を提案しましょう。
• 問題解決能力：お客様の抱える問題を解決し、満足度を高めましょう。

2. 物件情報の収集と管理

• 情報収集：常に最新の物件情報を収集し、データベースを更新しましょう。
• 情報管理：物件情報を整理し、効率的に管理しましょう。
• 物件調査：物件の周辺環境や設備などを調査し、正確な情報を提供しましょう。

3. 法令遵守とリスク管理

• 法令遵守：宅地建物取引業法などの関連法令を遵守し、コンプライアンスを徹底しましょう。
• リスク管理：契約上のリスクを把握し、トラブルを未然に防ぎましょう。
• 情報漏洩対策：個人情報の取り扱いに注意し、情報漏洩を防ぎましょう。

4. スキルアップと自己研鑽

• 専門知識の習得：賃貸仲介に関する専門知識を深め、スキルアップを図りましょう。
• 資格取得：宅地建物取引士などの資格を取得し、専門性を高めましょう。
• 情報収集：業界の最新情報を収集し、常に知識をアップデートしましょう。

5. 顧客満足度の向上

• 迅速な対応：お客様からの問い合わせに迅速に対応し、満足度を高めましょう。
• 丁寧な説明：物件に関する情報を丁寧に説明し、お客様の不安を解消しましょう。
• アフターフォロー：契約後もお客様をサポートし、信頼関係を維持しましょう。

よくある質問（FAQ）

賃貸仲介に関するよくある質問とその回答をまとめました。これらのFAQを参考に、疑問点を解消し、自信を持って業務に取り組んでください。

Q1：賃貸仲介の電話対応で、お客様に好印象を与えるにはどうすれば良いですか？

A1：丁寧な言葉遣いを心がけ、明るくハキハキとした対応をしましょう。お客様の話をしっかりと聞き、物件に関する正確な情報をわかりやすく説明することが重要です。また、お客様の立場に立って考え、誠実に対応することで、好印象を与えることができます。

Q2：入居申込書を作成する際の注意点は何ですか？

A2：借主から正確な情報を聞き取り、入居申込書の各項目を正確に記入してもらうことが重要です。記入漏れや誤りがないか、しっかりと確認しましょう。元付の書式を利用することで、記載ミスを防ぎ、スムーズなやり取りができます。

Q3：重要事項説明を行う際に、特に注意すべき点は何ですか？

A3：重要事項説明は、宅地建物取引士の資格を持つ者が行い、物件に関する重要な情報を正確に説明することが重要です。建物の構造、設備、契約上の注意点などを詳しく説明し、お客様の疑問点に丁寧に答えることで、トラブルを未然に防ぐことができます。

Q4：持ち回り契約の場合、どのような点に注意すれば良いですか？

A4：持ち回り契約の場合、借主に対して重要事項説明をしっかりと行い、契約内容を丁寧に説明することが重要です。借主が疑問点や不安を抱かないように、丁寧な対応を心がけましょう。また、書類の回送ミスがないように、慎重に手続きを進める必要があります。

Q5：賃貸仲介の経験が少ない場合、どのようにスキルアップすれば良いですか？

A5：賃貸仲介に関する専門知識を深めるために、書籍やセミナーなどを活用して学習しましょう。宅地建物取引士などの資格を取得することも、スキルアップに繋がります。また、先輩社員や同僚に相談し、経験を積むことも重要です。

まとめ

この記事では、賃貸仲介の経験が少ない方に向けて、電話対応から契約までの基本的な流れを解説しました。売買仲介との違いを理解し、賃貸仲介特有の注意点を押さえることで、自信を持って業務に取り組むことができます。顧客対応力の向上、物件情報の収集と管理、法令遵守とリスク管理、スキルアップと自己研鑽、顧客満足度の向上など、成功するためのポイントを実践し、賃貸仲介のプロフェッショナルを目指しましょう。

“`

最近のコラム

>> 放課後デイサービスの選択：集団行動が苦手な子の成長を促すには？専門家が教える療育と発達支援のポイント

>> マンション騒音問題：夫の悩みを解決し、快適な生活を取り戻すための具体的な対策

>> 実家の相続問題、放置していませんか？兄弟間のトラブルを避けるためのチェックリストと解決策を徹底解説

記事一覧に戻る

お役立ちコンテンツ