電話対応が苦手でも大丈夫！一般事務と営業事務の違いと、電話応対が少ない事務職への転職成功術
電話対応が苦手でも大丈夫！一般事務と営業事務の違いと、電話応対が少ない事務職への転職成功術
この記事では、事務職への転職を考えているけれど、電話応対に不安を感じているあなたに向けて、一般事務と営業事務の違いを解説し、電話対応が少ない事務職への転職を成功させるための具体的な方法を提案します。事務職の種類、仕事内容、そして電話対応の頻度について詳しく見ていきましょう。電話応対が苦手な方でも、自分に合った事務職を見つけ、キャリアを築くためのヒントが満載です。
一般事務と営業事務の違いはなんですか？事務職になると電話応対は絶対ですか？ほとんど電話にでなくてもいい事務ってないですか？
事務職と一口に言っても、その仕事内容は多岐にわたります。特に、一般事務と営業事務は、それぞれ異なる業務内容を持ち、電話応対の頻度も大きく異なります。この記事では、これらの違いを明確にし、電話応対が苦手な方が事務職で活躍するための道筋を照らします。
1. 一般事務と営業事務の違いを理解する
事務職を選ぶ上で、まず理解しておくべきは、一般事務と営業事務の具体的な違いです。それぞれの業務内容、求められるスキル、そして電話応対の頻度について詳しく見ていきましょう。
1.1. 一般事務の仕事内容
一般事務は、会社の円滑な運営を支える幅広い業務を行います。主な仕事内容としては、書類作成、データ入力、電話応対、来客対応、備品管理、郵便物の処理などが挙げられます。部署によっては、経理や人事関連の業務を兼務することもあります。一般事務は、社内の様々な部署と連携し、業務をサポートする役割を担います。
- 書類作成: 契約書、報告書、議事録など、様々な種類の書類を作成します。
- データ入力: 売上データ、顧客情報、従業員情報などをシステムに入力します。
- 電話応対: 社内外からの電話に対応し、担当者への取り次ぎや伝言を行います。
- 来客対応: 来客の受付、応接室への案内、お茶出しなどを行います。
- 備品管理: 事務用品や消耗品の在庫管理、発注を行います。
- 郵便物処理: 郵便物の仕分け、発送、受け取りを行います。
一般事務は、ルーティンワークが多い傾向がありますが、その分、正確性と効率性が求められます。また、社内の様々な部署とのコミュニケーションも重要となるため、高いコミュニケーション能力も必要です。
1.2. 営業事務の仕事内容
営業事務は、営業部門をサポートする業務を行います。主な仕事内容としては、営業資料の作成、顧客情報の管理、見積書の作成、受発注業務、電話応対などがあります。営業担当者が円滑に業務を進められるように、様々な面からサポートします。
- 営業資料作成: プレゼンテーション資料、提案書、パンフレットなどを作成します。
- 顧客情報管理: 顧客データベースの管理、顧客からの問い合わせ対応を行います。
- 見積書作成: 顧客からの依頼に基づき、見積書を作成します。
- 受発注業務: 注文の受付、在庫管理、出荷手配などを行います。
- 電話応対: 顧客からの電話に対応し、営業担当者への取り次ぎや、問い合わせ対応を行います。
営業事務は、営業担当者との連携が不可欠であり、営業に関する専門知識も求められます。また、顧客とのコミュニケーションも多く、高いコミュニケーション能力と、臨機応変な対応力が求められます。
1.3. 電話応対の頻度の違い
一般事務と営業事務の大きな違いの一つが、電話応対の頻度です。一般事務は、社内外からの電話を幅広く対応するため、電話応対の機会が多くなります。一方、営業事務は、顧客からの電話対応が中心となるため、一般事務ほど頻繁に電話に出る必要はありません。ただし、営業部門の規模や、会社の業種によっては、電話応対の頻度が異なる場合があります。
電話応対が苦手な方は、一般事務よりも、電話応対の頻度が少ない営業事務以外の事務職を選ぶことで、負担を軽減できる可能性があります。
2. 電話応対が少ない事務職の種類
電話応対が苦手な方でも、事務職として活躍できる道はたくさんあります。ここでは、電話応対の頻度が少ない事務職の例をいくつか紹介します。
2.1. 経理事務
経理事務は、会社の会計業務を専門的に行う職種です。主な仕事内容としては、伝票処理、帳簿付け、給与計算、決算業務などがあります。経理事務は、数字を扱う業務が中心であり、電話応対の頻度は比較的少ない傾向があります。ただし、取引先からの問い合わせや、社内からの連絡で電話対応が必要になることもあります。
2.2. 人事事務
人事事務は、従業員の採用、教育、給与計算、社会保険手続きなど、人事関連の業務を行います。人事事務も、書類作成やデータ入力が中心であり、電話応対の頻度は比較的少ない傾向があります。ただし、求職者からの問い合わせや、従業員からの相談で電話対応が必要になることもあります。
2.3. 貿易事務
貿易事務は、輸出入に関する事務手続きを行う職種です。主な仕事内容としては、通関書類の作成、輸出入に関する書類の管理、海外との連絡などがあります。貿易事務は、書類作成や、海外とのメールでのやり取りが中心であり、電話応対の頻度は比較的少ない傾向があります。ただし、通関業者や、海外の取引先との電話連絡が必要になることもあります。
2.4. その他の事務職
上記以外にも、電話応対の頻度が少ない事務職はたくさんあります。例えば、データ入力事務、秘書、Web制作事務などがあります。これらの事務職は、専門的なスキルを活かして、電話応対以外の業務に集中することができます。
3. 電話応対が少ない事務職への転職を成功させるためのステップ
電話応対が苦手な方が、電話応対の少ない事務職へ転職するためには、いくつかのステップを踏む必要があります。ここでは、具体的なステップを紹介します。
3.1. 自己分析を行う
まず、自分自身の強みや弱みを正確に把握することが重要です。自己分析を通じて、自分の得意なこと、苦手なこと、興味のあることなどを明確にしましょう。特に、電話応対に対する苦手意識の原因を分析し、どのように克服できるかを考えましょう。自己分析は、転職活動の方向性を定める上で、非常に重要なステップです。
- 自分の強みと弱みをリストアップする: 事務スキル、コミュニケーション能力、PCスキルなど、自分の強みを具体的に書き出しましょう。また、電話応対、対人関係、集中力など、自分の弱みも客観的に把握しましょう。
- 興味のあること、やりたいことを明確にする: どんな仕事に興味があるのか、どんな働き方をしたいのかを考えましょう。
- 自己PRを作成する: 自分の強みや、これまでの経験を活かして、自己PRを作成しましょう。
3.2. 企業研究を行う
次に、転職したい企業の情報を収集し、企業研究を行いましょう。企業の事業内容、社風、労働条件などを調べ、自分に合った企業を見つけましょう。企業のウェブサイト、求人情報、口コミサイトなどを活用して、情報を収集しましょう。特に、電話応対の頻度や、業務内容について、詳細に確認することが重要です。
- 企業のウェブサイトをチェックする: 企業の事業内容、企業理念、社員の声などを確認しましょう。
- 求人情報を詳しく読む: 募集要項、仕事内容、応募資格などを確認しましょう。
- 口コミサイトを活用する: 企業の評判や、職場の雰囲気を把握しましょう。
- 企業の面接対策をする: 企業の面接で聞かれる可能性のある質問を想定し、回答を準備しましょう。
3.3. 応募書類を作成する
自己分析と企業研究の結果を踏まえ、応募書類を作成しましょう。履歴書、職務経歴書、自己PRなど、採用担当者に自分の魅力を伝えるための書類を作成します。特に、職務経歴書では、これまでの経験やスキルを具体的にアピールし、電話応対が苦手であることをどのように克服してきたのか、または、電話応対の少ない業務を希望していることを明確に伝えましょう。
- 履歴書: 氏名、年齢、学歴、職務経歴などを正確に記載しましょう。
- 職務経歴書: これまでの職務内容、実績、スキルを具体的に記載しましょう。
- 自己PR: 自分の強みや、これまでの経験を活かして、自己PRを作成しましょう。電話応対が苦手な場合は、その克服方法や、電話応対が少ない業務への適性をアピールしましょう。
- 応募書類の添削を受ける: 転職エージェントや、キャリアコンサルタントに、応募書類の添削を依頼しましょう。
3.4. 面接対策を行う
応募書類が通過したら、面接に臨みましょう。面接では、自己PR、志望動機、これまでの経験などを聞かれます。面接対策として、想定される質問への回答を準備し、模擬面接を行うなど、万全の準備をしておきましょう。電話応対に関する質問があった場合は、正直に答えるとともに、電話応対が苦手であることをどのように克服してきたのか、または、電話応対が少ない業務への適性をアピールしましょう。
- 面接で聞かれる可能性のある質問を想定する: 自己紹介、志望動機、自己PR、これまでの経験など、面接で聞かれる可能性のある質問を想定し、回答を準備しましょう。
- 模擬面接を行う: 家族や友人、転職エージェントなどに協力してもらい、模擬面接を行いましょう。
- 面接時のマナーを身につける: 服装、言葉遣い、態度など、面接時のマナーを身につけましょう。
- 企業への質問を準備する: 企業の事業内容、職場の雰囲気、仕事内容など、企業への質問を準備しましょう。
3.5. 転職エージェントを活用する
転職活動をスムーズに進めるためには、転職エージェントの活用も有効です。転職エージェントは、求人情報の紹介、応募書類の添削、面接対策など、転職活動を全面的にサポートしてくれます。特に、電話応対が少ない事務職を探している場合は、その希望に合った求人を紹介してもらうことができます。
- 転職エージェントに登録する: 複数の転職エージェントに登録し、自分に合ったエージェントを見つけましょう。
- キャリアカウンセリングを受ける: 転職エージェントのキャリアコンサルタントと面談し、自分の希望や、キャリアプランを相談しましょう。
- 求人情報の紹介を受ける: 転職エージェントから、自分に合った求人を紹介してもらいましょう。
- 応募書類の添削を受ける: 転職エージェントに、応募書類の添削を依頼しましょう。
- 面接対策を受ける: 転職エージェントに、面接対策をしてもらいましょう。
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4. 電話応対が苦手な人が、事務職で働くための工夫
電話応対が苦手な人が、事務職で働くためには、いくつかの工夫が必要です。ここでは、具体的な工夫を紹介します。
4.1. 電話応対スキルを向上させる
電話応対が苦手な場合でも、スキルを向上させることで、克服することができます。電話応対の基本を学び、実践的なトレーニングを行いましょう。また、電話応対に関する書籍や、研修などを活用するのも有効です。
- 電話応対の基本を学ぶ: 電話の受け方、かけ方、言葉遣いなどを学びましょう。
- ロールプレイングを行う: 友人や同僚と、電話応対のロールプレイングを行いましょう。
- 電話応対に関する書籍を読む: 電話応対に関する書籍を読み、知識を深めましょう。
- 電話応対研修を受講する: 専門家による電話応対研修を受講し、実践的なスキルを身につけましょう。
4.2. 電話応対の負担を軽減する工夫
電話応対の負担を軽減するために、様々な工夫をすることができます。例えば、電話応対の時間を決める、電話応対の記録を残す、周囲の協力を得るなど、自分に合った方法を見つけましょう。
- 電話応対の時間を決める: 電話応対に集中できる時間帯を決め、その時間帯に電話対応を行うようにしましょう。
- 電話応対の記録を残す: 電話の内容、対応内容、担当者などを記録し、後で確認できるようにしましょう。
- 周囲の協力を得る: 同僚や上司に、電話応対の苦手意識を伝え、協力を求めましょう。
- 電話対応ツールを活用する: 電話対応を効率化できるツールを活用しましょう。例えば、自動応答システム、コールセンターシステムなどがあります。
4.3. コミュニケーション能力を磨く
電話応対だけでなく、事務職では、様々な場面でコミュニケーション能力が求められます。コミュニケーション能力を磨くことで、電話応対への苦手意識を克服し、円滑な人間関係を築くことができます。
- 積極的にコミュニケーションをとる: 同僚や上司、取引先など、積極的にコミュニケーションをとり、関係性を深めましょう。
- 相手の立場に立って考える: 相手の気持ちを理解し、相手の立場に立って考え、適切な対応を心がけましょう。
- 傾聴力を高める: 相手の話をよく聞き、相手のニーズを正確に把握しましょう。
- 表現力を磨く: 自分の考えを、分かりやすく、的確に伝えるように心がけましょう。
5. まとめ：電話応対が苦手でも、事務職で活躍できる！
この記事では、一般事務と営業事務の違い、電話応対が少ない事務職の種類、電話応対が苦手な方が事務職へ転職するためのステップ、そして、電話応対が苦手な人が事務職で働くための工夫について解説しました。電話応対が苦手でも、自分に合った事務職を見つけ、スキルを磨き、工夫することで、事務職で活躍することは十分に可能です。自己分析、企業研究、応募書類の作成、面接対策、転職エージェントの活用など、具体的なステップを踏み、あなたのキャリアを切り開きましょう。
電話応対が苦手なあなたも、諦めずに、自分に合った事務職を見つけ、輝かしいキャリアを築いてください。あなたの転職活動を心から応援しています。
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