不動産トラブルを回避！賃貸契約における電話対応と証拠の残し方

この記事では、賃貸物件の契約更新やトラブル発生時に、不動産会社とのやり取りで生じる電話対応に関する疑問について、具体的なアドバイスを提供します。証拠を残すことの重要性、電話を無視することのリスク、そして円滑なコミュニケーションを図るための方法を、賃貸人であるあなたの視点から徹底解説します。不動産取引における言った言わないのトラブルを未然に防ぎ、安心して賃貸生活を送るためのヒントが満載です。

不動産関係者におたずねします。

不動産屋との取引開始時から、言った言わないのトラブル防止のため、証拠の残るメールかメッセンジャーでやりとりしたい旨伝えて、ずっと、それでやりとりしてきました。

最近、何があったのか、突然、不動産屋から電話(着信履歴)が増えました。留守電録音は無し。

こういう場合、電話を無視し続けて良いのか、それとも証拠の残らない電話(口頭)でアレコレとやりとりしても良いものか、アドバイスお願いします。

こちらは賃貸人、不動産屋は仲介、最近オーナーチェンジした賃貸マンションです。

賃貸物件を借りる際、不動産会社とのやり取りは非常に重要です。特に、オーナーチェンジがあった場合、新しいオーナーとの関係性や契約内容の確認など、注意すべき点が多くなります。今回の質問者様のように、これまでのやり取りをメールやメッセンジャーなどの記録に残る形で進めてきたにも関わらず、突然電話での連絡が増えた場合、どのように対応すべきか悩むのは当然です。この記事では、この状況を打開するための具体的なアドバイスを提供します。

1. なぜ電話での連絡が増えたのか？考えられる原因とリスク

まず、なぜ不動産会社からの電話が増えたのか、その原因をいくつか推測してみましょう。そして、それぞれのケースでどのようなリスクがあるのかを理解することが重要です。

オーナーチェンジに伴う引き継ぎの遅延:

新しいオーナーへの引き継ぎがスムーズに進んでいない場合、不動産会社は状況を把握するために電話で直接確認を取ろうとすることがあります。この場合、あなたの契約内容や現在の状況について、正確な情報が伝わっていない可能性があります。口頭でのやり取りは、記録に残らないため、後々トラブルに発展するリスクがあります。
緊急性の高い連絡:

設備の故障や、近隣からのクレームなど、緊急性の高い問題が発生した場合、不動産会社は迅速な対応を求めて電話で連絡を取ることがあります。しかし、事前にメールや書面で連絡するべき内容を、電話で済ませようとする場合は注意が必要です。重要な情報は必ず記録に残る形でやり取りするよう、強く主張しましょう。
コミュニケーション不足:

不動産会社との間で、コミュニケーション不足が生じている可能性も考えられます。例えば、あなたがメールの返信を遅らせたり、必要な情報を伝え忘れたりした場合、不動産会社は電話で確認を取ろうとすることがあります。しかし、これはあくまで推測であり、相手の事情を考慮しつつも、記録に残る形でのやり取りを徹底することが重要です。
意図的な連絡:

残念ながら、一部の不動産会社では、口頭でのやり取りで有利な状況を作り出そうとするケースも存在します。電話で一方的に話を進め、後から「言った」「言わない」のトラブルに発展させる可能性があります。このようなリスクを避けるためにも、証拠の残る形でのやり取りを徹底しましょう。

2. 電話を無視し続けることのメリットとデメリット

質問者様が悩んでいるように、電話を無視し続けることは、一見すると有効な手段のように思えますが、実際にはメリットとデメリットが存在します。それぞれの側面を詳しく見ていきましょう。

メリット:

電話を無視することで、口頭でのやり取りを避け、証拠の残らない状況を回避できます。これにより、言った言わないのトラブルに巻き込まれるリスクを軽減できます。また、不必要な電話対応に時間を取られることもなく、自分の時間を有効活用できます。
デメリット:

電話を無視し続けると、不動産会社との関係が悪化する可能性があります。緊急性の高い連絡を見逃してしまうリスクもあります。また、必要な情報が得られず、問題解決が遅れることも考えられます。さらに、無視し続けることで、不動産会社から不誠実な対応を受けたと判断される可能性もあります。

電話を無視し続けることは、状況によっては有効な手段ですが、デメリットも考慮する必要があります。安易に無視するのではなく、状況を冷静に判断し、適切な対応を取ることが重要です。

3. 証拠を残すための具体的な対策

不動産会社とのやり取りで、証拠を残すことは非常に重要です。以下に、具体的な対策をいくつかご紹介します。

メールやメッセンジャーでのやり取りを継続する:

これまで通り、メールやメッセンジャーでのやり取りを継続しましょう。電話がかかってきた場合は、まず「重要な内容はメールでお願いします」と伝え、記録に残る形でのやり取りを要求しましょう。もし、電話で話さなければならない場合は、内容を要約して、後からメールで確認するようにしましょう。
電話の内容を記録する:

やむを得ず電話で話すことになった場合は、日時、相手、話した内容をメモしておきましょう。可能であれば、録音することも検討しましょう（録音する場合は、事前に相手に許可を得る必要があります）。
書面でのやり取りを要求する:

重要な内容は、必ず書面でやり取りするように要求しましょう。契約書や重要事項説明書など、重要な書類は必ず保管しておきましょう。
弁護士や専門家への相談:

不動産に関するトラブルが発生した場合、弁護士や不動産専門家などの専門家に相談することも検討しましょう。専門家は、あなたの状況に合わせて適切なアドバイスを提供し、問題を解決するためのサポートをしてくれます。

4. 電話対応の基本的なスタンス

電話がかかってきた場合の基本的なスタンスは、以下の通りです。

冷静に対応する:

感情的にならず、冷静に状況を把握し、対応しましょう。
記録に残る形でのやり取りを要求する:

重要な内容は、必ずメールや書面でやり取りするように要求しましょう。
必要な情報を確認する:

相手の意図や、連絡の目的を明確に確認しましょう。
不明な点は質問する:

分からないことや疑問に思うことは、遠慮なく質問しましょう。
専門家への相談を検討する:

問題が複雑な場合は、専門家への相談も検討しましょう。

これらのスタンスを守ることで、不動産会社との円滑なコミュニケーションを図り、トラブルを未然に防ぐことができます。

5. オーナーチェンジ後の注意点

オーナーチェンジがあった場合、特に注意すべき点がいくつかあります。

契約内容の確認:

新しいオーナーとの間で、契約内容に変更がないか確認しましょう。変更がある場合は、必ず書面で確認し、合意を得る必要があります。
連絡先の確認:

新しいオーナーや、新しい管理会社の連絡先を確認しましょう。連絡先が変更された場合は、必ず記録しておきましょう。
家賃の支払い方法の確認:

家賃の支払い方法が変更される場合があるので、必ず確認しましょう。新しい支払い方法について、不明な点があれば、不動産会社に確認しましょう。
トラブル発生時の対応:

新しいオーナーとの間で、トラブルが発生した場合の対応について、事前に確認しておきましょう。どのような場合に、誰に連絡すれば良いのかを明確にしておくことが重要です。

6. 円滑なコミュニケーションのための具体的な方法

不動産会社との円滑なコミュニケーションを図るためには、以下の方法を実践しましょう。

丁寧な言葉遣いを心がける:

相手に不快感を与えないように、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
明確な情報を伝える:

伝えたい情報を、分かりやすく、具体的に伝えましょう。曖昧な表現は避け、誤解を招かないように注意しましょう。
迅速な対応を心がける:

メールの返信や、書類の提出など、できるだけ迅速に対応しましょう。迅速な対応は、相手からの信頼を得るために重要です。
定期的な情報交換:

定期的に、物件の状況や、契約内容について情報交換を行いましょう。これにより、問題の早期発見や、トラブルの未然防止に繋がります。
感謝の気持ちを伝える:

相手に感謝の気持ちを伝えることで、良好な関係を築くことができます。

これらの方法を実践することで、不動産会社との関係を良好に保ち、安心して賃貸生活を送ることができます。

もっとパーソナルなアドバイスが必要なあなたへ

この記事では一般的な解決策を提示しましたが、あなたの悩みは唯一無二です。
AIキャリアパートナー「あかりちゃん」が、LINEであなたの悩みをリアルタイムに聞き、具体的な求人探しまでサポートします。

今すぐLINEで「あかりちゃん」に無料相談する

無理な勧誘は一切ありません。まずは話を聞いてもらうだけでも、心が軽くなるはずです。

7. トラブル発生時の対応

万が一、不動産会社との間でトラブルが発生した場合、どのように対応すれば良いのでしょうか。以下に、具体的なステップをご紹介します。

事実関係の整理:

まずは、何が問題なのか、事実関係を整理しましょう。いつ、どこで、何が起きたのか、具体的に記録しておきましょう。証拠となるもの（メールのやり取り、写真、録音など）も整理しておきましょう。
相手との話し合い:

相手と冷静に話し合い、問題解決を目指しましょう。感情的にならず、事実に基づいて話し合いましょう。話し合いがうまくいかない場合は、第三者（弁護士など）に相談することも検討しましょう。
専門家への相談:

問題が複雑で、自分だけでは解決できない場合は、弁護士や不動産専門家などの専門家に相談しましょう。専門家は、あなたの状況に合わせて適切なアドバイスを提供し、問題解決をサポートしてくれます。
法的手段の検討:

話し合いで解決できない場合、法的手段（内容証明郵便の送付、訴訟など）を検討する必要があります。弁護士に相談し、適切な対応策を検討しましょう。

トラブルが発生した場合は、冷静に状況を把握し、適切な対応を取ることが重要です。一人で抱え込まず、専門家にも相談しましょう。

8. まとめ：賢い賃貸人になるために

この記事では、不動産会社とのやり取りにおける電話対応について、様々な角度から解説しました。言った言わないのトラブルを避けるために、証拠を残すことの重要性、電話を無視することのリスク、そして円滑なコミュニケーションを図るための具体的な方法について理解を深めることができたと思います。

最後に、賢い賃貸人になるためのポイントをまとめます。

記録に残る形でのやり取りを徹底する:

メールや書面でのやり取りを基本とし、電話でのやり取りは最小限に抑えましょう。電話で話す場合は、内容を記録に残すようにしましょう。
契約内容をしっかり理解する:

契約書や重要事項説明書をよく読み、契約内容をしっかり理解しましょう。不明な点があれば、不動産会社に確認しましょう。
積極的に情報収集する:

不動産に関する情報を積極的に収集し、知識を深めましょう。インターネットや書籍、専門家からの情報など、様々な情報源を活用しましょう。
困ったときは専門家に相談する:

問題が発生した場合や、疑問に思うことがあれば、一人で抱え込まず、弁護士や不動産専門家などの専門家に相談しましょう。

これらのポイントを意識し、賢い賃貸人として、安心して賃貸生活を送りましょう。

“`

コメントするコメントをキャンセル

お役立ちコンテンツ

転職体験談

転職ノウハウ

転職コラム