関和不動産とのトラブル：大家の悩みを解決！情報共有システム構築とキャリアアップの道

この記事では、不動産管理会社「関和不動産」との間で発生した、情報共有の不備によるトラブルを抱える大家さんの悩みに焦点を当てます。具体的には、業者、社員、入居者間の連絡がスムーズにいかない問題、そして会社側の対応について掘り下げていきます。この問題を解決するために、情報共有システムの構築がいかに重要であるか、そして大家としての権利をどのように主張していくべきか、具体的なアドバイスを提供します。さらに、この経験を活かしてキャリアアップを目指す方法についても解説します。

関和不動産関西に管理してもらっている大家側のものです。この会社は大家と業者と社員と入居者との連絡がうまく取れていません。極端な場合業者が「もう行きました」と社員に答えて、実際来てませんでした。大家がそこに住んでいるとは思わなかった見たいです。この場合入居者の用事ならその人からハンコもらうようにすればすぐ片づく問題だと思います。多くの電気メーカやJーCOMもそうしています。また業者が交代したら、それまでの大家との取り決めがいつのまにか無くなっています。入居者が今までこうだったといっても、「社員に何回も言われるから」と業者は正反対のことをやらされます。それも新任社員が張り切って仕事をしてくれた結果で、要するに連絡が密でないということに尽きます。そこで課長に会社としてスムーズに情報が共有できるシステムを構築してほしいと頼むと「一体どのような権限があってそこまで言われないといけないんでしょうね。業者と入居者なら、圧倒的に業者のほうが正しいですよ。」と返答されました。

1. 大家にはスムーズに連絡を願う権利はないのですか。もちろん入居者にも。誰のための関和不動産ですか。
2. こちらは業者のいけないところを開示せよとは一言も言っていません。連絡がスムーズにいくためには、社内で情報を共有されないと難しいと思うが、今はパソコンを使って簡単にできるシステムがある。積水ハウスほどの会社にどうしてそれが出来ないのか。何か秘密が隠されている。皆さまはどう考えますか。
3. ところでさすが積水ハウスの子会社だ。JALに由来する名の同行社員から、「社内のパソコンにそのそうな連絡事項が入力できるシステムがありました。」と連絡が来ました。彼はせぇせぇとシャ－メゾン等の立木その他の様子を写真編集しているようです。私はその姿を確認しました。このシステムで社内で、気をつけないといけない大家（私笑い）業者、入居者等見れるようにすれば連絡はスムーズだと思いますが課長は「業者のことはね～。」(かけないわ？）と言います。関和のトラブルの多くは他社に比較して業者にありという私の見方はおかしいでしょうか。

問題の本質：情報共有の欠如と大家の権利

ご相談の内容を拝見し、関和不動産の管理体制における大きな問題点が浮き彫りになっていると感じました。それは、情報共有の欠如です。業者、社員、入居者、そして大家の間での情報伝達がスムーズに行われていないため、様々なトラブルが発生しています。具体的には、業者の対応の遅延、大家との取り決めの無視、そして会社側の対応の不誠実さなどが挙げられます。

まず、大家としての権利についてですが、あなたは当然、スムーズな連絡を求める権利があります。入居者の満足度を高め、物件の価値を維持するためにも、円滑なコミュニケーションは不可欠です。関和不動産は、大家の利益を最大化するために存在するはずであり、そのために必要な情報共有システムを構築する義務があります。

具体的な問題点と解決策

問題を具体的に見ていきましょう。

業者の対応の遅延と誤った情報伝達: 業者が実際には訪問していないにも関わらず、「行った」と報告される問題は、情報伝達の不備が原因です。入居者からの連絡を迅速に処理するためには、業者との連携を強化し、正確な情報共有を徹底する必要があります。
大家との取り決めの無視: 業者が交代するたびに、過去の取り決めが無視される問題は、情報共有のシステムがないことによるものです。過去の経緯を記録し、関係者間で共有できる仕組みを作る必要があります。
会社側の対応の不誠実さ: 課長の「業者のほうが正しい」という発言は、問題の本質を理解していないことを示しています。会社は、大家の意見を尊重し、問題解決に積極的に取り組む姿勢を示すべきです。

これらの問題を解決するためには、以下の対策を講じる必要があります。

情報共有システムの構築: 社内での情報共有を円滑にするためのシステムを導入することが不可欠です。例えば、クラウド型の情報共有ツールや、顧客管理システム（CRM）の導入を検討しましょう。これにより、関係者全員が最新の情報をリアルタイムで確認できるようになります。
コミュニケーションルールの明確化: 業者、社員、入居者、大家間のコミュニケーションルールを明確に定める必要があります。連絡手段、報告方法、対応期限などを具体的に規定し、徹底することで、誤解や遅延を防ぐことができます。
大家との定期的なコミュニケーション: 定期的な報告会や、連絡窓口を設けるなど、大家とのコミュニケーションを密にすることが重要です。大家の意見を積極的に聞き、問題解決に役立てる姿勢を示すことで、信頼関係を築くことができます。
社員教育の強化: 新任社員だけでなく、すべての社員に対して、情報共有の重要性や、大家対応の基本を教育する必要があります。クレーム対応の研修なども有効です。

情報共有システムの構築：具体的なステップ

情報共有システムの構築は、関和不動産の業務改善において非常に重要な要素です。以下に、具体的なステップを提案します。

現状分析: まず、現在の情報伝達の流れを詳細に分析します。誰が、どのような情報を、どのように共有しているのかを把握し、問題点を見つけ出します。
ニーズの特定: 大家、入居者、社員、業者それぞれのニーズをヒアリングし、どのような情報共有システムが必要かを明確にします。
ツールの選定: 複数の情報共有ツールを比較検討し、関和不動産のニーズに最適なツールを選定します。クラウド型、顧客管理システム（CRM）、プロジェクト管理ツールなど、様々な選択肢があります。
導入とテスト: 選定したツールを導入し、実際に運用してみます。問題点があれば、改善を繰り返しながら、最適な設定を見つけます。
社員へのトレーニング: 全社員に対して、ツールの使い方や情報共有の重要性について、トレーニングを実施します。
運用開始とモニタリング: システムの運用を開始し、定期的に効果を測定します。問題点があれば、改善策を講じ、システムの最適化を図ります。

大家としての権利を主張するための具体的な方法

関和不動産に対して、大家としての権利を主張するためには、以下の方法を検討しましょう。

書面での要求: まずは、情報共有システムの構築や、コミュニケーションルールの明確化を求める書面を作成し、関和不動産に送付します。内容証明郵便を利用することで、証拠を残すことができます。
上長との面談: 課長だけでなく、上長や経営陣との面談を求め、問題の深刻さを伝えます。改善策を具体的に提案し、協力を求めましょう。
弁護士への相談: 問題が解決しない場合は、弁護士に相談し、法的手段を検討することも視野に入れましょう。弁護士は、あなたの権利を保護するための適切なアドバイスをしてくれます。
他の大家との連携: 同じような問題を抱えている他の大家と連携し、連名で関和不動産に改善を求めることも有効です。

これらの方法を組み合わせることで、関和不動産に対して、問題解決を強く促すことができます。

キャリアアップへの道：問題解決能力の向上と自己成長

今回の経験は、あなた自身のキャリアアップにも繋がる可能性があります。問題解決能力を向上させ、自己成長を促すために、以下の点を意識しましょう。

問題解決能力の向上: 問題の本質を理解し、具体的な解決策を提案する能力を磨きましょう。情報収集力、分析力、コミュニケーション能力を向上させることが重要です。
交渉力の向上: 関和不動産との交渉を通じて、自分の意見を効果的に伝え、相手を説得する能力を磨きましょう。
自己学習: 不動産管理に関する知識や、情報共有システムに関する知識を積極的に学びましょう。
資格取得: 不動産関連の資格（宅地建物取引士など）を取得することで、専門性を高め、キャリアアップに繋げることができます。
副業やフリーランスとしての活動: 不動産管理に関する知識や経験を活かして、副業やフリーランスとして活動することも可能です。

これらの努力を通じて、あなたは不動産管理に関する専門知識と、問題解決能力を兼ね備えた人材へと成長することができます。これは、あなたのキャリアにとって大きな強みとなるでしょう。

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まとめ：大家としての権利を守り、キャリアアップを目指す

今回のケースでは、関和不動産との情報共有の不備が、様々なトラブルの原因となっています。大家としての権利を主張し、情報共有システムの構築を求めることで、問題を解決することができます。また、この経験を活かして、問題解決能力を向上させ、自己成長を促すことで、キャリアアップを目指すことも可能です。積極的に行動し、より良い未来を切り開きましょう。

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