管理会社の対応に納得がいかない！賃貸オーナーが取るべき3つの対策と、穏便な解決への道

賃貸経営は、安定した収入をもたらす魅力的な資産運用の一つですが、時には予期せぬトラブルに見舞われることもあります。特に、管理会社との間で発生する問題は、オーナー様の精神的な負担を増大させるだけでなく、入居者との関係にも悪影響を及ぼしかねません。今回の記事では、管理会社の対応に不信感を抱いたオーナー様が、どのように問題を解決し、より良い賃貸経営を実現できるのか、具体的な対策と心構えを解説します。

築11年のマンションの賃貸を管理会社に委託しています。昨夜、管理会社のホットラインから”借主さんから給湯器にエラーが出てお湯が出ない”と電話があったとのことでした。その場はとりあえず、明日業者に見てもらう旨を話しました。

今日午後、管理会社と名乗るの若い男性より電話がありました。修理代は４万５千円かかる。といわれたので、新しく取り換える方法もあるのではと言ったところ、急ぎだったため事後承諾で修理依頼してしまったし、お湯が出ないのは不便だからそんなことはできないと言われました。

その後一方的に… 1. 借主は何日もお湯が出なくて困っていてホテルを借りてお風呂に入っている。⇒昨日の夜電話があったばかりなのに。 2. 近くに銭湯もない。⇒ホテルより近くの徒歩圏に銭湯はあるはず。 3. 取り換えるとなるとまた時間がかかりホテル代を払ってもらうことになる⇒？？？

その男性はとにかく早く片付けたい様子で、取り換えやゆっくり考えることは無理だそうです。どうやらその会社は、管理会社がさらに委託している会社のようでした。電話をかけてきたときに別の不動産会社を間違えて名乗っていましたから…

結局修理には応じてしまいましたが、電話を切ってから納得がいかないんです。一方的に修理すると決められ、ホテルを借りてるなんてたぶん嘘を平気でいう。なんかおれおれ詐欺ってこんな感じなのかなと思いました。管理会社は大手のU楽さんです。今までの借主の依頼はスムーズに終わっていました、その時は管理会社と直接だったと思います。いつの間にか委託の委託になってしまって、これから何かあるたびにあの会社の人が電話をかけてくるかと思うと、管理委託先を変えたい気分です。よろしくお願いします。

今回のケースは、管理会社の対応に不信感を抱き、今後の賃貸経営に不安を感じているオーナー様の悩みです。管理会社とのコミュニケーション不足、不透明な費用請求、そして委託先の質の低下は、賃貸経営における大きなリスクとなり得ます。この記事では、このような状況を打開し、安心して賃貸経営を続けるための具体的な対策を、3つのステップに分けて解説します。

ステップ1：現状を正確に把握し、問題点を整理する

まずは、現状を客観的に把握し、問題点を整理することから始めましょう。感情的になっている状態では、冷静な判断が難しく、適切な解決策を見つけることができません。以下のチェックリストを活用し、問題の本質を見極めましょう。

チェックリスト：管理会社との問題点整理

契約内容の確認: 管理委託契約書を再度確認し、管理会社の業務範囲、責任範囲、費用負担について正確に把握しましょう。特に、修繕費用の負担区分や、緊急時の対応に関する条項を重点的に確認してください。
コミュニケーション履歴の確認: これまでの管理会社とのコミュニケーション履歴（メール、電話、書面など）を整理し、対応の記録を残しましょう。いつ、どのような問題が発生し、管理会社がどのように対応したのかを具体的に記録することで、問題解決に向けた証拠となります。
修繕費用の内訳確認: 今回の給湯器修理にかかった費用の内訳を詳細に確認しましょう。見積書、請求書、領収書などを精査し、費用が妥当であるか、不必要な費用が含まれていないかを確認します。不明な点があれば、管理会社に詳細な説明を求めましょう。
入居者へのヒアリング: 入居者に、今回の給湯器トラブルに関する状況（お湯が出ない期間、管理会社の対応など）をヒアリングしましょう。入居者の証言は、管理会社の対応の妥当性を判断する上で重要な情報源となります。
管理会社の評判調査: 管理会社の評判をインターネット検索や口コミサイトなどで調査しましょう。他のオーナーからの評価や、過去のトラブル事例などを参考に、管理会社の信頼性を判断します。

このチェックリストを通じて、問題の全体像を把握し、具体的な問題点を特定します。例えば、今回のケースでは、

契約内容で、給湯器の修理費用負担が明確に定められているか
管理会社が、オーナーの意向を確認せずに修理を進めたこと
入居者の状況に関する説明に、事実と異なる点があること
管理会社が、委託先の対応について責任を負うべきであること

などが問題点として挙げられます。これらの問題点を明確にすることで、次のステップでの対策がより効果的になります。

ステップ2：管理会社との交渉と、問題解決に向けた具体的な行動

問題点が明確になったら、管理会社との交渉を開始し、問題解決に向けた具体的な行動を起こしましょう。一方的に感情をぶつけるのではなく、冷静かつ論理的に、問題解決に向けた提案を行うことが重要です。

管理会社との話し合い: まずは、管理会社の担当者と直接話し合いの場を設け、問題点を具体的に伝えましょう。この際、感情的にならず、客観的な事実に基づいて説明することが重要です。話し合いの前に、問題点と解決策をまとめた資料を作成しておくと、スムーズな交渉ができます。
書面での通知: 口頭での話し合いだけでは、記録が残らず、後々トラブルになる可能性があります。話し合いの内容や、管理会社への要望を書面で通知し、記録を残しましょう。内容証明郵便を利用することで、通知の証拠を残すことができます。
弁護士への相談: 管理会社との交渉がうまくいかない場合や、法的問題が発生している場合は、弁護士に相談しましょう。弁護士は、法的観点から問題解決をサポートし、必要に応じて法的措置を講じることができます。
管理会社の変更: 管理会社の対応に著しい問題がある場合や、信頼関係が完全に失われた場合は、管理会社の変更を検討しましょう。管理会社の変更には、契約解除の手続きや、新しい管理会社の選定など、いくつかのステップが必要です。

今回のケースでは、以下の点を管理会社に伝え、改善を求めましょう。

事前の連絡なく修理を進めたことへの不満
入居者への説明に事実と異なる点があったこと
委託先の対応に関する責任を明確にすること
今後の対応に関する改善策の提示

管理会社との交渉が難航する場合は、弁護士に相談し、法的アドバイスを受けることを検討しましょう。また、管理会社の変更も視野に入れ、複数の管理会社から見積もりを取り、比較検討することをお勧めします。

ステップ3：再発防止策と、より良い賃貸経営の実現

問題解決後も、同様のトラブルが再発しないように、再発防止策を講じることが重要です。また、より良い賃貸経営を実現するために、管理体制の見直しや、入居者との良好な関係構築にも取り組みましょう。

管理委託契約の見直し: 管理委託契約の内容を再度確認し、不明確な点や、オーナーに不利な条項がないかを確認しましょう。必要に応じて、契約内容の変更を管理会社に提案し、よりオーナーに有利な契約を結びましょう。
管理会社の選定基準の見直し: 今後の管理会社の選定基準を見直し、より質の高い管理会社を選ぶための基準を明確化しましょう。例えば、対応の迅速さ、入居者からの評判、オーナーへの報告体制などを評価項目に加えることができます。
定期的なコミュニケーション: 管理会社との定期的なコミュニケーションの場を設け、問題点の早期発見と、迅速な対応を可能にしましょう。定期的な報告会や、メールでの情報共有などを通じて、管理会社との連携を強化しましょう。
入居者との良好な関係構築: 入居者との良好な関係を構築することは、賃貸経営の安定化に不可欠です。入居者の声に耳を傾け、迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。入居者からの信頼を得ることで、トラブルの発生を未然に防ぎ、長期的な入居を促進することができます。
情報収集と学習: 賃貸経営に関する情報を積極的に収集し、学習を続けることで、問題解決能力を高め、より良い賃貸経営を実現することができます。セミナーへの参加、専門書や雑誌の購読、インターネットでの情報収集などを通じて、知識を深めましょう。

今回のケースでは、以下の再発防止策を講じることが重要です。

管理委託契約書の内容を精査し、修繕費用負担や、緊急時の対応に関する条項を明確化する。
管理会社の選定基準を見直し、対応の迅速さや、オーナーへの報告体制などを評価項目に加える。
管理会社との定期的なコミュニケーションの場を設け、問題点の早期発見と、迅速な対応を可能にする。

これらの対策を通じて、管理会社とのトラブルを未然に防ぎ、より安定した賃貸経営を実現することができます。

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まとめ：賃貸経営の成功は、問題解決能力と、良好な関係構築から

賃貸経営における問題は、避けて通れないものです。しかし、適切な対策を講じることで、問題を解決し、より良い賃貸経営を実現することができます。今回の記事で解説した3つのステップ（現状把握、交渉、再発防止）を参考に、管理会社とのトラブルを解決し、安定した賃貸経営を目指しましょう。そして、入居者との良好な関係を築き、長期的な視点で賃貸経営に取り組むことが、成功への鍵となります。

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